これからのDX化時代に欠かせない！ICTサポートに関する基礎知識を紹介

ICTサポートはその選び方によって導入効果が大きく変わるため、十分に注意をして選ぶことが大切です。近年ではDX化推進のためにICTを導入する企業も増えていますが、これを効果的に利用しDX化に対応できるものとする事は簡単にはできない場合も少なくありません。ICTサポートの選び方によってはなかなかうまくいかないと言うこともあるため、これを慎重に選ぶことが成功の秘訣となります。そのための知識を様々なサイトを利用して入手しておくことが、効果的な方法となっています。

この時代にICTサポートが必要な理由

現代は高度情報化社会と呼ばれており、ITを駆使することが当たり前の状況になっています。それが不十分な状態だと競合相手に差を付けられることを避けられません。しかし、実際にはそれだけのノウハウを持っていない人もたくさんいます。そういった人材しかいない職場だと、具体的な進め方すら分からないでしょう。そこから人材を教育するという手もありますが、その間に競合相手との差はますます開いてしまいます。これを回避するには外部のリソースを有効活用しなければなりません。それこそがICTサポートであり、ノウハウの欠如を一気に埋められるというメリットがあります。自分たちでITを導入する自信がないなら、その必要性は極めて高いです。適切な環境を構築してもらえるだけでなく、現場のITリテラシーの向上に貢献してくれます。なお、ICTサポートを利用しない場合と比べて、セキュリティに関しても格段にレベルアップすることを見込めます。

電子化に対応する教員向けのICTサポート

昨今では多くの物が電子化されていますが、学校の現場でもその波が押し寄せ、これまでに無かった革新が求められています。生徒に配布するプリントやテストの用紙などはパソコンで作成し、プリンターで印刷をするのがごく当たり前となったほか、保護者への連絡も携帯電話のショートメッセージやメッセージアプリ、電子メールを使用して行われます。教育委員会などに提出する報告書はインターネット経由で送信し、様々な指示もメールで送られてきます。テストの採点は自動化が進んでおり、答案用紙をスキャナーで読み取れば自動的に採点が行われますが、最終的には教師が目視で確認するものの、業務の効率は大幅に向上しました。しかし、それらの電子化に対応するためには、まずはパソコンの使い方を覚えるのはもちろんのこと、セキュリティを万全にしながら、新たに使用するソフトウェアの操作も習得しなければなりません。そんな時に役に立つのがICTサポートで、現場のニーズに応えるべく教員向けのサービスを提供するケースが増えています。分からないところがあったりトラブルに見舞われた際にはICTサポートに問い合わせれば、迅速にソリューションを提供してもらえます。

使い方の説明だけではないICTサポートの内容

ICTサポートは、コンピュータやネットワークに関するトラブルや問題を解決するための支援を提供します。具体的な内容としては、ユーザーからの問い合わせに応じたテクニカルサポートやトラブルシューティング、ハードウェアやソフトウェアの設定やインストール、セキュリティ対策の設定や監視などが含まれます。また、ICTサポートはシステムのアップグレードやパフォーマンスの最適化、バックアップと復元の管理、データの移行や統合などの業務も行います。さらに、ユーザー教育やトレーニング、ドキュメンテーションの作成なども重要な役割です。ICTサポートは、効率的でスムーズなICT環境の維持・管理を通じて、組織やユーザーの業務を支援し、生産性を向上させる役割を果たしています。顧客とのコミュニケーションや要件のヒアリング、プロジェクト管理なども重要な要素です。継続的なサポートによって、ユーザーは円滑なICT環境を維持し、生産性を最大限に引き出すことができます。

ICTサポートを使って業務の停滞を防ぐ

It環境を構築するにあたり、多かれ少なかれ組織は負担を受けることになります。それらを自分たちで実施しようとすると、さまざまな業務に支障が出てしまう可能性は高いです。ITに明るい従業員がいなければ、業務が停滞することも十分ににありえます。売上を伸ばすために導入しようとしても、一時的に逆効果になることもあるということです。このような事態を想定して、あらかじめ対策を講じておくことが大事です。その具体的な方法としてICTサポートの利用が挙げられます。ITのプロフェッショナルが協力してくれるため、上記のような停滞が起こることを未然に防げます。自分たちは目の前の仕事に専念できますし、自然な形でアナログからデジタルに移行できます。不明な点があれば質問できるなど、予期せぬトラブルでつまずいて時間を取られることもありません。ライセンス違反をしてしまうようなリスクも回避できるので、ICTサポートを受けると無駄な出費を避けることにもつながります。

新しいアプリケーション導入する時はICTサポートが有効

新しいアプリケーションを道入する際には、様々なポイントに注意をしなければならないものです。多くの場合には業務の効率化や利便性などを意識し、利用することで効果が上がると考えてしまうことが多いのですが、これによる様々な影響も同時に考慮しなければなりません。特に経営者が陥りがちなのが機能面ばかりに注目し、現場に対する影響を意識しないことです。見た目には効率が向上しても、現場の負荷が増大してしまい実際には効率が低下すると言うケースもあるため注意が必要です。 新しいアプリケーションを道入する時には、ICTサポートを利用するのが非常に効果的なものとなっています。ICTサポートでは総合的な評価を行いながらこれらを適合させることができるため、様々な問題を合理的に排除することができるのが特徴です。機能面だけでなく利便性や利用のしやすさなども同時に評価できることから、作業性の向上とビジネス面での効率化を両立させ、スムーズに使うことができるようになります。

ICTサポートは自社と外注とどっちがメリットがあるか

ICTサポートでは常に最新の情報を把握している必要があり、何年もかけて資格を取得したとしても僅か数年で陳腐化してしまうことも少なくありません。情報をアップデートして対応することが求められており、もしも現場での要請に応えられない場合には業務が頓挫してしまうことも考えられます。多くのオペレーティングシステムでは数年に1度はメジャーなバージョンアップがあり、そのたびに新たな知識とスキルが求められるのが現状です。もしも自社でICTサポートを用意する場合には人材の育成が欠かせませんが、何度もアップグレードをするために予算や人材を割けるのかが大きなポイントです。一方、ICTサポートを外注した場合は、人材の育成は業者に任せることができ、常にトレンドを把握したスタッフが担当してくれるのもメリットです。ICTサポートを用意するには、予算や確保できる人材、社内のリソースなどを勘案して費用対効果を算出して判断することが大切です。

ICTサポートを社員に活用してもらうために必要なルールづくり

せっかくICTサポートを導入しても、現場でうまく活用されなければ意味がありません。正しく運用してもらうには社員に理解を求める必要があります。その基本的な対策としてルールづくりは重要であり、管責任者を決めて取りかかるのが理想的です。ICTサポートは単なるヘルプデスクとは異なるため、問い合わせ先という認識を持たせるのは良くありません。具体的なサービス内容を確かめたうでで、どのように使わせるのか検討してください。たとえば、ソフトウェアをインストールする際、ラインセンスの有無をチェックするというルールが考えられます。ICTサポートで正しく管理しておき、いつでもチェックの要望に対応できる体制を構築しておくのです。個人の業務に関しても、どこまで頼めるのか範囲を設定しておくと良いでしょう。些細なことで頼っていては、要となるシステム構築などが進まない可能性もあるからです。職場によって実情は異なるため、それらを洗い出すことが取り組みの第一歩になります。

ICTサポートは少人数では対応できないほど大変

ITについて詳しくない人は、どれくらいのICTサポートが必要になるのか判断しがたいです。自部門の規模に対して、一人だけで十分だと考えるかもしれません。専門家ならそれぐらい対応できるだろうと楽観視するケースがよくあります。しかし、実際には少人数では対応しきれないほど大変なケースも少なくありません。現場のIT環境にもよりますが、完全にアナログな状態の場合は大量の作業が発生します。端末の準備だけに留まらず、インターネット環境の構築やセキュリティ面の対策なども行わなければなりません。これらの作業を進めるにあたり、課題が見つかることもよくあります。たとえば、想定していたプロバイダのサービス対象外の地域だと分かる可能性もあるでしょう。さまざまな事態に備え、ICTサポートのスタッフはある程度の数を確保することが基本となっています。予算の節約のために数を減らすと、長引いてしまって余計に出費が増えることも十分にありえます。

プレゼン資料の作成はICTサポートの対応範囲外

ICTサポートを頼りにしている組織が増えていますが、それに伴って勘違いする人も多くなっている実情があります。ITが少しでも関係すれば、どのようなことでも任せられると考える人がいるのです。したがって、対応範囲を最初に明確にしておくことも重要なポイントになります。たとえば、プレゼンに使用する資料の作成は対応範囲に含まれていません。作成に必要な環境を整備するところは含まれますが、内容に関しては対象となっています。それにもかかわらず、ICTサポートに丸投げしようとする人がいることも事実です。特に年配者にとっては区別がつきづらく、タイピングが苦手という理由で依頼してくるケースなども見受けられます。契約の内容によって具体的なラインは異なりますが、それらは組織側の工夫で対処してもらうことが一般的です。その過程でソフトウェアの運用手順やシステム面に不明な点があれば、ICTサポートの出番になるというわけです。